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山东省卫生计生委 山东省档案局关于印发《山东省卫生计生行政许可档案管理办法(试行)》的通知

发布时间: 2018-10-24


各市卫生计生委、委机关各处室、省医改办(省医管办)各处室、省计生协会各部室、委属(管)各单位:

为规范和完善我省卫生计生行政许可档案管理工作,省卫生计生委和省档案局联合制定了《山东省卫生计生行政许可档案管理办法(试行)》,现印发给你们,请认真贯彻执行。



                                           山东省卫生和计划生育委员会       山东省档案局

            20181023


山东省卫生计生行政许可档案

管理办法(试行)

第一章 总则

第一条为加强卫生计生行政许可档案管理工作,促进卫生计生行政许可档案管理工作科学化、规范化、制度化,更好地为行政许可工作服务,根据《卫生计生行政许可档案管理规定(试行)》《山东省行政许可档案管理办法》等规定,结合我省卫生计生行政许可工作实际,制定本办法。

第二条本办法所称卫生计生行政许可档案,是指卫生计生行政部门在依法实施行政许可行为过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像和电子文件等不同形式和载体的历史记录。

第三条卫生计生行政许可档案是国家档案资源的重要组成部分,是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源,各单位和公民都有保护卫生计生行政许可档案的义务。

第四条各卫生计生行政许可实施机关要高度重视行政许可档案管理工作,按照档案法规、标准建立健全行政许可档案管理制度,在用房、设施、人员和经费等方面予以保障。各档案行政管理部门要依法加强对行政许可档案管理工作的监督和指导。

第五条卫生计生行政许可档案应由机关档案部门集中统一管理,并对本单位业务部门及下属单位的行政许可档案的形成、归档质量进行监督、检查和指导,任何部门和个人不得据为己有。

第二章 整理与归档

第六条 卫生计生行政许可新办、延续、复核、变更、补发和注销等工作中形成的下列材料应当纳入归档范围:

(一)申请人提交的申请材料(原件);

(二)申请材料递交不齐全时,向申请人出具的申请材料接收书面凭证和补正材料一次性告知凭证;

(三)受理或者不予受理行政许可时,向申请人出具的书面凭证;

(四)许可审查过程中出具的相关文书、审查意见等(包括现场审核表、现场笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、专家审查意见等);

(五)具有相应资质的检验机构出具的相应产品或非产品检验报告等;

(六)准予许可(或延期许可、不予许可)时,出具的决定书;

(七)送达凭证;

(八)发放的卫生计生许可证件复印件;

(九)听证材料;

(十)其他应当归档的文件材料。

第七条 卫生计生行政许可文件材料归档要求:

(一)归档材料中的申请材料应为原件,确有困难不能提供原件的可提交复印件,复印件应清晰且与原件完全一致,申请人应逐页加盖公章或骑缝章确认;未取得公章的,须由法定代表人(负责人)逐页签印确认。

(二)申请材料应使用A4规格纸张打印,卷内材料应当使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔书写,字迹要求工整、清楚。

(三)申请材料中同一项目内容的填写应前后一致,不得自相矛盾。

(四)申请材料中不得使用不利于档案保存的材料,字迹耐久性差的须复印后上报。

(五)归档材料应当统一使用A4型纸;大于A4纸的材料需折叠为A4纸大小,要尽量减少折叠次数,折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外,如文件较多时,宜单张折叠,以便查阅;已破损的文件应当予以修整,小于A4纸张的材料,应当用A4型纸托裱,需粘贴在A4纸的右上方。

(六)申请材料中有外文材料(包括产品、生产企业和申请单位名称)的,应译为规范的中文,并将译文放在相应的外文之前。

(七)申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题,内容较多时应加封皮说明,各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。

(八)申请人提供的证明材料中不是单份文件时,应将同一内容文件按“正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在后”的顺序排列。

(九)申请材料要按规定的顺序排列,提供申报材料目录。

第八条卫生计生行政许可档案实行“谁形成、谁整理”的原则,应当按照“许可项目--许可对象”或“许可项目--许可年度”的原则建档,“一许可一卷或多卷”的原则进行组卷。

第九条 申请资料、许可审批过程中形成的卷内文件材料原则上应当按照形成的时间顺序排序。

第十条归档材料应当用铅笔按顺序编写页号,页号一律在材料正面右上角或背面左上角空白位置用阿拉伯数字编写,案卷封面、封底、卷内目录以及空白页不编写页号。

第十一条 行政许可档案应编制卷内文件目录(见附件卷内文件目录样式),并放置在卷内文件材料之前,卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。

第十二条 卫生计生行政许可档案的保管期限根据许可事项的不同性质划分为永久、30年和5年,其中:

(一)所发放的许可证(批)件、资格证有效期在20年(含)以上或未注明有效期的行政许可事项,其档案保管期限为永久;

(二)所发放的许可证(批)件、资格证有效期不满20年的行政许可事项,其档案保管期限为30年;

(三)照片、音像档案的保管期限与相应的纸质许可档案的保管期限相同;

(四)注销许可的,自注销之日起计算,保管期限为5年。

第十三条 档案装订

采用左侧装订,用线绳在距案卷左边约15毫米处三孔一线装订。装订前,要去掉所有金属固定物;对装订边狭小的材料要加边后装订。并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章。

第十四条 档号编制

档号,由全宗号、分类号(或案卷目录号)、案卷号组成。

1.全宗号:档案馆(室)给定每一个全宗的代码。

2.分类号:馆(室)藏档案类别的代码,应根据本单位分类方案设定的类别号确定。不同级位之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

3.案卷目录号:全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿位伯数字标识。

4.案卷号:档案排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的档案,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,并加“()”。

第十五条 案卷格式

案卷格式按《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的,逐卷装订后,装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T24-2000)执行。

硬封面的规格:封面尺寸规格采用310mm×220mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

硬封面卷脊填写年度、全宗号、分类号(案卷目录号)、案卷号。

软封面的规格:软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制卷内文件目录,封底内页可印制卷内备考表。

具体形式参见附件。

第十六条行政许可档案案卷级目录著录项目按《档案著录规则》(DA/T18-1999)规定执行。著录项目中全宗号、目录号和类别号、案卷号、案件名称(案卷题名)、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型为必须著录项目,密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

第十七条 行政许可工作中形成的照片、音像材料分别按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)的要求整理;行政许可工作中形成的电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)的要求整理。

第十八条整理完毕的行政许可档案,应定期向本单位档案管理部门移交。卫生计生行政许可档案原则上按照年度归档,于每年年末或次年年初交由单位档案管理部门统一保管。


第三章 保管与利用

第十九条 从事卫生计生行政许可档案管理工作的专兼职人员应当忠于职守,遵守纪律,具备一定的档案专业知识,并积极参加档案业务知识和技能培训。

第二十条 机关档案室要配备必要的保管设备和防护设施,保证行政许可档案的安全。定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失,不损坏。

第二十一条机关档案室应严格按照相关制度,对行政许可档案的利用权限做出明确规定,建立健全借阅档案登记、审批手续,做好利用效果反馈登记。任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第二十二条 各单位保存的行政许可档案一般不得借出利用。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

第二十三条 机关档案室应对行政许可档案的收集、管理、利用、鉴定销毁等情况进行准确统计,填写档案工作基本情况统计报表。

第二十四条各单位应当定期对已到保管期限的行政许可档案进行鉴定,经鉴定仍需继续保存的行政许可档案,应当重新划定保管期限;对保管期限满,确无保存价值的行政许可档案,经本单位领导审定,可以销毁。

第二十五条 鉴定行政许可档案应当由单位档案管理部门及负责相关行政许可事项的业务部门共同进行。

第二十六条经鉴定可以销毁的行政许可档案应编制行政许可档案销毁清册,由单位负责人、档案管理部门负责人及相关行政许可事项的业务部门负责人共同签署意见,并派员监销。

电子行政许可档案的销毁还应符合国家有关电子档案的管理规定,并由单位档案管理部门、负责相关行政许可事项的业务部门和信息化管理部门共同派员监销。

销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。

第二十七条 行政许可档案应当按照国家有关规定向同级国家综合档案馆移交。

第二十八条 各行政机关应积极创造条件,逐步实现行政许可档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。

第四章 附 则

第二十九条 行政审批、非行政许可审批档案参照此办法执行。

第三十条 本办法自2018121日起施行,有效期至20231130日。

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